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Las facturas sirven para confirmar que se ha realizado un servicio o se ha enviado un producto. Se podría decir que las facturas son confirmaciones o recibos, sin embargo, la realidad es que la mayoría de mis clientes emiten facturas porque quieren que se les pague, por lo que es fundamental que todas las facturas incluyan las condiciones de pago.

No cabe duda de que es importante que tus clientes tengan la información sobre lo que le compraron: cantidades, fechas, métodos de pago aceptados, descripciones, cantidades, etc. Sin embargo, es igual de importante establecer las reglas para que los clientes te paguen. Las facturas son documentos legales que prueban cada venta. Si no incluyen las condiciones de pago, ¿cómo determinará un tercero —un abogado, un juez, un mediador— si el cliente se está retrasando con el pago? 

Condiciones de pago habituales para las facturas de las pequeñas empresas

Puedes tener condiciones de pago distintas para cada cliente. Estas deben aparecer en cada factura y ser claras, comprensibles y coherentes. Debes acordar los términos por adelantado (cuando aceptes el pedido o firmes el contrato) y deben reflejarse en tu factura. Por cierto, no tengas miedo de usar diferentes términos para los diferentes artículos junto a los importes netos a pagar que figuran en tus facturas. Aquí tienes algunas de las condiciones que utilizan mis clientes habitualmente. 

• A 30 días es el plazo de pago más común en las facturas, pero hay que tener en cuenta que es probable que los clientes, sobre todo los más grandes, negocien plazos de 45 o 60 días.
• Si ofreces a tus clientes unas condiciones del tipo 2/10 en 30 días, le estás indicando a tu cliente que, aunque la factura sea pagadera en 30 días, le harás un 2 % de descuento por pronto pago si la abonan en diez días. Si necesitas aumentar tu flujo de efectivo, este incentivo para el pronto pago podría ser de gran ayuda. 1/10 o 3/10 significan lo mismo, la única diferencia es que los descuentos son del 1 % y el 3 %, respectivamente.
• Al final de mes y el día 15 del mes siguiente son términos de pago menos frecuentes. Las condiciones que estipulan el pago al final de mes no se suelen ofrecer a menos que sea la fecha de vencimiento de una factura mensual recurrente. La idea es motivar a tus clientes a que tengan dinero en efectivo al final del mes natural o durante el mismo mes de facturación. A los clientes que reciban sus facturas durante la primera semana del mes no les importará, pero los que las reciban el día 29 podrían tener problemas con estas condiciones de pago. Además de las facturas mensuales recurrentes, el único uso práctico de un término de pago al final del mes es si se hace toda la facturación al principio del mes. Yo recomiendo facturar en cuanto el trabajo esté hecho, no hace falta esperar a un día concreto.
• Muchos desaconsejan el uso de las condiciones de pago A la recepción de la factura, ya que los clientes tienden a ignorarlas. Cuando le dices a alguien "A la recepción de la factura", básicamente le estás diciendo que sabes que casi todos los pagos son a 30 días, pero que te debe el dinero en ese preciso momento. Dicho esto, si tus clientes están de acuerdo con estos términos, esto puede aumentar tu flujo de efectivo y darte una ventaja a la hora de cobrar tus pagos porque no tienes que esperar 30 días. Por eso utilizo estos términos de forma habitual en las facturas de mi empresa. Si la gente está de acuerdo y me paga más rápido, ¿por qué no?

Debes incluir las condiciones de pago en cada factura

Si le preguntas a cualquier contable, te dirá que la venta se produce una vez que se envía la factura (dando por sentado que se facture puntualmente). Pero si le preguntas a cualquier empresario con experiencia, te dirá que la venta se produce cuando el dinero del cliente está en tu cuenta bancaria. Puedes emitir facturas en todo momento, pero si no te pagan, no durarás mucho tiempo en el mercado. Ahí es donde entran las condiciones de pago de tu factura.

Condiciones de pago de las facturas por sectores 

Cuando establezcas las condiciones de pago, asegúrate de que a tus clientes les resulten familiares. Por ejemplo, la mayoría de los fabricantes prevén plazos de pago de 30 días. Mis clientes de la industria de la construcción no pueden estipular plazos de 30 días y, normalmente, tienen que conformarse con plazos de 60 o 90 días. La mayoría de las personas que trabajan con la administración suelen trabajar con plazos de 90 o 180 días. Las empresas que venden productos básicos, como pequeños bienes, quieren que se les pague en unos pocos días como máximo. Si envías productos directamente a los consumidores, es frecuente pedir el pago contrarreembolso.

Lo importante es que no hagas nada fuera de lo normal, de lo contrario terminarás provocando confusión y te arriesgarás a recibir un pago tardío. Habla con más colegas de tu sector, haz preguntas en las ferias comerciales, investiga...

Hacer cumplir las condiciones de pago de las facturas

Si te tomas en serio las condiciones de pago, tus clientes también lo harán. Cuando establezcas pagos a 30 días y un cliente no pague, reclama el pago y/o empieza a cobrarle intereses. Retén los pedidos o servicios. Dicho de otro modo, ten un proceso de cobro formal y una política para los pagos atrasados. Retén el crédito de los clientes. Ten un abogado de confianza. Si sabes que un cliente paga con retraso, aumenta sus precios para cubrir el tiempo y esfuerzo adicional que requiere cobrarle. O pídele un depósito por adelantado. En función del tamaño de los clientes y de los dolores de cabeza que te causen, también puedes considerar terminar la relación.

Si eres como yo y como muchos de mis clientes, te darás cuenta, incluso después de unos pocos años de dirigir tu negocio, de que tratar con impagos es demasiado engorroso y lleva mucho tiempo. Hay muchas buenas empresas que pagan sus facturas y no se andan con rodeos con sus proveedores y prestadores de servicios. Concéntrate en ellos y dormirás bien. Además, tendrás más dinero en el banco.

Lo más importante es ofrecer a tus clientes una forma fácil de pagar

Cuando ofreces a tus clientes una forma fácil de pagarte, es probable que lo hagan más rápido. Por ejemplo, el 79 % de los negocios que usan la Facturación de PayPal informó de que recibieron el pago de las facturas en menos de una semana a partir de la fecha de envío.¹ 

Moraleja: presta mucha atención a las condiciones de pago de tus facturas. Mis mejores clientes lo hacen.

Sobre el autor.

Gene Marks, experto en pequeñas empresas

Gene Marks, destacado especialista en pequeñas empresas y contable, ayuda a propietarios, ejecutivos y directivos de pequeñas empresas a comprender las tendencias políticas, económicas y tecnológicas que afectarán a sus empresas para que puedan tomar decisiones rentables.

El contenido de este sitio tiene únicamente fines informativos. Siempre se debe obtener asesoramiento contable, financiero y legal independiente y profesional antes de tomar cualquier decisión comercial.
 
¹Fuente: comScore, en base a una encuesta realizada a 1226 propietarios de pequeñas y medianas empresas de Estados Unidos y Canadá en la que se preguntó cuánto tiempo se tarda, en promedio, en recibir el pago de una factura desde el momento en que esta se envía, utilizando su principal herramienta de facturación, diciembre de 2017. 320 de las empresas encuestadas utilizan PayPal actualmente.